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Conduire un projet de dématérialisation et de gestion de contenu

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre le concept de dématérialisation et le placer dans un contexte plus général de gestion de contenu.

  • Savoir Identifier et analyser les processus existants de gestion des documents et des informations afin de concevoir le projet de GED de l’organisation.

  • Identifier les besoins en dématérialisation liés au processus de la gestion administrative.

  • Etre capable de formaliser et de fluidifier les processus, via l’enchaînement de tâches unitaires entre différents acteurs grâce au partage collaboratif

Contenu (progression pédagogique)

> À PROPOS

A l'issue de la formation l'apprenant est en mesure de concevoir un projet de GEID de bout en bout.

DURÉE : 56 heures


RÉFÉRENCE : EASY-P001

Présentation de la Gestion Electronique des Documents (GED)

  • Approche GED 

  • Record management : définition du document électronique (données, document, fichiers, informations)

  • Le cycle de vie du document ou Records file-cycle

  • Terminologie : GED, GEIDE, ECM, SAE, PARTAGE COLABORATIF

  • Enjeux et objectifs de la dématérialisation

Archivage électronique

  • Politique de gestion documentaire et archivage

  • Référentiel documentaire et archivage

  • Procédures clés : habilitation, versement, conservation, consultation, destruction

  • Travaux pratiques : Questions orales ou écrites (QCM), Mises en situation.

 

Organisation générale d'une politique de dématérialisation électronique (GED)

  • Objectifs d'une politique de dématérialisation

  • Enjeux et périmètre (cadre législatif et réglementaire, obligations)

  • Intervenants : Rôles - obligations et responsabilité des intervenants

  • Typologie des documents en fonction des obligations légales de conservation

  • Mise en œuvre d'une politique de dématérialisation (continuité de service, gestion des incidents, aspects humains : formation, sensibilisation, exploitation)

  • Système de dématérialisation Electronique 

  • Travaux pratiques : Etablissement d'une check list pour le développement d'une politique de dématérialisation à partir du cas pratique

Le GED en pratique et ses métiers

  • Principes et contraintes d'un SAE (format logique, format physique)

  • Évolutivité, pérennité, interopérabilité

  • Signature électronique : état de l'art

  • Tiers de confiance : identité et obligation

  • Etat de l'art des solutions​​

  • LES MODALITES D’EXPLOITATION ET LES DIFFERENTES OPERATIONS

 

  • Le versement des documents

  • L’indexation

  • Le classement

  • La recherche

 

  • LES POINTS SENSIBLES D’UNE GED

 

  • Les droits d’accès

  • La gestion des utilisateurs

  • Les documents en grandes quantités

  • La définition de la typologie des documents

  • L’accès à distance

  • La confidentialité

  • La notion de « statut » du document

  • Le « versionning » et son intégration dans le cycle de vie

  • Travaux pratiques: questions orales ou écrites (QCM), mises en situation.

 

LE PARTAGE COLLABORATIF

  • Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

  • Mieux communiquer et gagnez en agilité

  • Gérer vos échanges où que vous soyez (atawad)

  • Éviter les réunions et optimiser sa gestion du temps

  • Développer l’interaction entre les membres d’une équipe

  • Innover et générer l’émulation

  • Miser sur la transparence

  • Quelle plateforme choisir pour vos équipes ?

  • Mesurer l'usage et les gains de productivité

  • Nouveaux usages participatifs : blog, chat, RSE

  • Travaux pratiques : questions orales ou écrites (QCM), mises en situation.​​

> À QUI S'ADRESSE
   CETTE FORMATION ?

Profil du stagiaire

  • Toute personne impliquée ou souhaitant s’engager dans un projet de GED et partage collaboratif au sein de son organisme et/ou

  • Toute entreprise PME/PMI/TPE avertie des enjeux, mais pas assez renseignée pour concevoir une amélioration de l’existant par la GED

Prérequis

  • Aucun prérequis

> SUIVI

Un dispositif de suivi
de l'exécution d'évaluation
des résultats de la formation est garanti, comme suit :

  • Feuilles de présence.

  • Questions orales ou écrites (QCM).

  • Mises en situation.

  • Formulaires d'évaluation de la formation.

Organisation

Formateur

L’équipe pédagogique pour cette formation est composée d’un responsable Formation - Formateur, éditeur, intégrateur et tuteur agréé qui intervient avec le concourt d’un Éditeur, intégrateur et formateur de solution de Gestion Electronique de Document et formateur principal

Moyens pédagogiques et techniques

En présentiel : Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.

En FOAD : Prise de commande à distance sur un ordinateur connecté

  • Documents supports de formation projetés.

  • Exposés théoriques

  • Étude de cas concrets

  • Quiz en salle ou à distance

  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.