Conduire un projet de dématérialisation et de gestion de contenu

Objectifs pédagogiques

• Comprendre le concept de dématérialisation et le placer dans un contexte plus général de gestion de contenu.

• Savoir Identifier et analyser les processus existants de gestion des documents et des informations afin de concevoir le projet de GED de l’organisation.

• Identifier les besoins en dématérialisation liés au processus de la gestion administrative.

• Etre capable de formaliser et de fluidifier les processus, via l’enchaînement de tâches unitaires entre différents acteurs grâce au partage collaboratif

Contenu (progression pédagogique)

​Présentation de la Gestion Electronique des Documents (GED)

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• Approche GED 

• Record management : définition du document électronique (données, document, fichiers, informations)

• Le cycle de vie du document ou Records file-cycle

• Terminologie : GED, GEIDE, ECM, SAE, PARTAGE COLABORATIF

• Enjeux et objectifs de la dématérialisation

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Archivage électronique

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• Politique de gestion documentaire et archivage

• Référentiel documentaire et archivage

• Procédures clés : habilitation, versement, conservation, consultation, destruction

• Travaux pratiques : Questions orales ou écrites (QCM), Mises en situation.

Organisation générale d'une politique de dématérialisation électronique (GED)

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• Objectifs d'une politique de dématérialisation

• Enjeux et périmètre (cadre législatif et réglementaire, obligations)

• Intervenants : Rôles - obligations et responsabilité des intervenants

• Typologie des documents en fonction des obligations légales de conservation

• Mise en œuvre d'une politique de dématérialisation (continuité de service, gestion des incidents, aspects humains : formation, sensibilisation, exploitation)

• Système de dématérialisation Electronique 

• Travaux pratiques : Etablissement d'une check list pour le développement d'une politique de dématérialisation à partir du cas pratique

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Le GED en pratique et ses métiers

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• Principes et contraintes d'un SAE (format logique, format physique)

• Évolutivité, pérennité, interopérabilité

• Signature électronique : état de l'art

• Tiers de confiance : identité et obligation

• Etat de l'art des solutions​​

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• LES MODALITES D’EXPLOITATION ET LES DIFFERENTES OPERATIONS

• Le versement des documents

• L’indexation

• Le classement

• La recherche

• LES POINTS SENSIBLES D’UNE GED

• Les droits d’accès

• La gestion des utilisateurs

• Les documents en grandes quantités

• La définition de la typologie des documents

• L’accès à distance

• La confidentialité

• La notion de « statut » du document

• Le « versionning » et son intégration dans le cycle de vie

• Travaux pratiques: questions orales ou écrites (QCM), mises en situation.

LE PARTAGE COLLABORATIF

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• Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

• Mieux communiquer et gagnez en agilité

• Gérer vos échanges où que vous soyez (atawad)

• Éviter les réunions et optimiser sa gestion du temps

• Développer l’interaction entre les membres d’une équipe

• Innover et générer l’émulation

• Miser sur la transparence

• Quelle plateforme choisir pour vos équipes ?

• Mesurer l'usage et les gains de productivité

• Nouveaux usages participatifs : blog, chat, RSE

• Travaux pratiques : questions orales ou écrites (QCM), mises en situation.​​

Organisation

Formateur

L’équipe pédagogique pour cette formation est composée d’un responsable Formation - Formateur, éditeur, intégrateur et tuteur agréé qui intervient avec le concourt d’un Éditeur, intégrateur et formateur de solution de Gestion Electronique de Document et formateur principal

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Moyens pédagogiques et techniques

En présentiel : Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.

En FOAD : Prise de commande à distance sur un ordinateur connecté

• Documents supports de formation projetés.

• Exposés théoriques

• Étude de cas concrets

• Quiz en salle ou à distance

• Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.