Conduire un projet de dématérialisation et de gestion de contenu
Objectifs pédagogiques
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Comprendre le concept de dématérialisation et le placer dans un contexte plus général de gestion de contenu.
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Savoir Identifier et analyser les processus existants de gestion des documents et des informations afin de concevoir le projet de GED de l’organisation.
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Identifier les besoins en dématérialisation liés au processus de la gestion administrative.
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Etre capable de formaliser et de fluidifier les processus, via l’enchaînement de tâches unitaires entre différents acteurs grâce au partage collaboratif
Contenu (progression pédagogique)
Présentation de la Gestion Electronique des Documents (GED)
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Approche GED
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Record management : définition du document électronique (données, document, fichiers, informations)
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Le cycle de vie du document ou Records file-cycle
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Terminologie : GED, GEIDE, ECM, SAE, PARTAGE COLABORATIF
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Enjeux et objectifs de la dématérialisation
Archivage électronique
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Politique de gestion documentaire et archivage
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Référentiel documentaire et archivage
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Procédures clés : habilitation, versement, conservation, consultation, destruction
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Travaux pratiques : Questions orales ou écrites (QCM), Mises en situation.
Organisation générale d'une politique de dématérialisation électronique (GED)
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Objectifs d'une politique de dématérialisation
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Enjeux et périmètre (cadre législatif et réglementaire, obligations)
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Intervenants : Rôles - obligations et responsabilité des intervenants
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Typologie des documents en fonction des obligations légales de conservation
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Mise en œuvre d'une politique de dématérialisation (continuité de service, gestion des incidents, aspects humains : formation, sensibilisation, exploitation)
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Système de dématérialisation Electronique
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Travaux pratiques : Etablissement d'une check list pour le développement d'une politique de dématérialisation à partir du cas pratique
Le GED en pratique et ses métiers
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Principes et contraintes d'un SAE (format logique, format physique)
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Évolutivité, pérennité, interopérabilité
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Signature électronique : état de l'art
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Tiers de confiance : identité et obligation
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Etat de l'art des solutions
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LES MODALITES D’EXPLOITATION ET LES DIFFERENTES OPERATIONS
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Le versement des documents
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L’indexation
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Le classement
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La recherche
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LES POINTS SENSIBLES D’UNE GED
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Les droits d’accès
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La gestion des utilisateurs
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Les documents en grandes quantités
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La définition de la typologie des documents
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L’accès à distance
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La confidentialité
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La notion de « statut » du document
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Le « versionning » et son intégration dans le cycle de vie
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Travaux pratiques: questions orales ou écrites (QCM), mises en situation.
LE PARTAGE COLLABORATIF
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Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
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Mieux communiquer et gagnez en agilité
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Gérer vos échanges où que vous soyez (atawad)
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Éviter les réunions et optimiser sa gestion du temps
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Développer l’interaction entre les membres d’une équipe
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Innover et générer l’émulation
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Miser sur la transparence
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Quelle plateforme choisir pour vos équipes ?
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Mesurer l'usage et les gains de productivité
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Nouveaux usages participatifs : blog, chat, RSE
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Travaux pratiques : questions orales ou écrites (QCM), mises en situation.
> À QUI S'ADRESSE
CETTE FORMATION ?
Profil du stagiaire
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Toute personne impliquée ou souhaitant s’engager dans un projet de GED et partage collaboratif au sein de son organisme et/ou
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Toute entreprise PME/PMI/TPE avertie des enjeux, mais pas assez renseignée pour concevoir une amélioration de l’existant par la GED
Prérequis
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Aucun prérequis
Organisation
Formateur
L’équipe pédagogique pour cette formation est composée d’un responsable Formation - Formateur, éditeur, intégrateur et tuteur agréé qui intervient avec le concourt d’un Éditeur, intégrateur et formateur de solution de Gestion Electronique de Document et formateur principal
Moyens pédagogiques et techniques
En présentiel : Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
En FOAD : Prise de commande à distance sur un ordinateur connecté
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Documents supports de formation projetés.
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Exposés théoriques
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Étude de cas concrets
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Quiz en salle ou à distance
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Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

